Sistema em Administração

O que é um sistema em administração?

Um sistema de gestão consiste em um conjunto de processos que os membros de uma organização devem realizar para atingir os objetivos pré-estabelecidos.

Nestes sistemas deve-se incluir cada unidade administrativa e especificar qual a função de cada funcionário e quais são as tarefas a serem desempenhadas para atingir um determinado nível de vendas e produção que se traduz em maiores lucros para a empresa .

Isso facilita o funcionamento da organização , permite controlar o desempenho de cada funcionário e realizar auditorias .

Nos últimos anos, as organizações optaram pela especialização dos trabalhadores , pela distribuição do poder de acordo com os níveis ocupados na hierarquia e pela divisão do trabalho. Tudo isso facilita e agiliza a tomada de decisões para o alcance dos objetivos e metas da organização.

Ao tomar decisões, a equipe confia nas informações que se refletem no sistema de gestão.

Os sistemas cuidam de três coisas:

• Apoie tarefas operacionais.
• Compile e armazene dados .
• Gere informações.

Os sistemas são compostos dos seguintes elementos:

• O elemento que fornece material para o sistema operar.
• O propósito para o qual o sistema foi formado.
• O fenômeno que gera mudanças : converter entradas em saídas.
• Feedback . Ele compara a produção com um conjunto de critérios previamente estabelecidos e confia nesses critérios para controlar os resultados.
• O contexto no qual o sistema está localizado. O ambiente interage com o sistema constantemente.

Veja também: Gestão na administração

Tipos de sistemas de gestão

Dentro das empresas, os seguintes tipos de sistema de gestão podem ser encontrados:

• Controle de processos de negócios . Sistemas que controlam os processos de negócios e tratam dos processos físicos e industriais.
• Processamento de transações. Sistemas computadorizados usados ​​nos níveis básicos da hierarquia organizacional (no nível operacional). Neles são registradas as transações diárias que viabilizam o funcionamento da organização.
• Suporte na tomada de decisão . Sistemas baseados em computador que serão usados ​​por um ou mais gerentes específicos. Esse sistema de informação informatizado serve de suporte para a tomada de decisões em torno de um problema que deve ser resolvido.
• Informações de gerenciamento . Esses sistemas reúnem informações de diferentes fontes e depois as processam em estatísticas, relatórios ou qualquer outro formato útil. Essas informações são utilizadas por supervisores e gerentes como matéria-prima para a tomada de decisões relacionadas à gestão da empresa.
• Colaboração de negócios. Esses sistemas estão entre os mais utilizados e auxiliam os dirigentes da organização a controlar o fluxo de informações em ambientes internos . Entre eles estão os sistemas multimídia, transferência de arquivos ou e-mail .
• Informações executivas. Eles são os sistemas que fornecem informações externas e internas para que os gerentes seniores tomem decisões. São fáceis e rápidos de acessar e apresentar as informações de forma gráfica. Eles fornecem informações gerais que representam de forma simples a operação como um todo.

Dependendo de sua natureza, os sistemas podem ser:

• Abrir. Há uma troca de elementos e informações com o meio ambiente, e essa influência externa modifica resultados, comportamentos e atividades. Por exemplo, uma empresa.
• Fechado. Nenhuma informação ou elementos são trocados com o meio ambiente : são sistemas fechados contra qualquer tipo de influência. Por exemplo, máquinas.

Outros tipos de sistemas são os seguintes:

• Resumo. Eles são compostos de conceitos gerais, números, doutrinas filosóficas, hipóteses , ideias, planos ou linguagens. É o ” software “.
• Concreto. Eles são compostos de itens tangíveis, como equipamentos ou máquinas. É o ” hardware “.
• Operacional. Eles são dedicados ao processamento de informações (que geralmente são repetitivas) e à preparação de relatórios.
• Informativo. Eles são responsáveis ​​por armazenar e processar dados e são usados ​​para tomar decisões alinhadas com as metas e objetivos da organização.
• Diretores. Funciona com dados que não foram previamente selecionados ou transformados.

Teoria geral dos sistemas de gestão

A teoria geral dos sistemas é derivada dos escritos de Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemão), disseminados nas décadas de 1950 e 1960. Essa teoria não se destina a resolver obstáculos ou fornecer soluções práticas. No entanto, saber disso ajuda a analisar o contexto ao tomar decisões dentro de uma organização.

Esta corrente considera que as propriedades de cada sistema não podem ser estudadas como elementos separados , mas devem ser abordadas em conjunto.

Algumas características da teoria dos sistemas são as seguintes:

• Visão sistemática. Cada organização é considerada um sistema que possui cinco partes: entrada, saída, processo, ambiente e feedback.
• Multidimensional. Cada empresa é abordada do ponto de vista macroscópico e microscópico. O primeiro aborda-o em relação ao seu país ou comunidade e o segundo considera as suas unidades internas.
• Dinamismo. A interação que ocorre dentro da empresa é considerada um processo dinâmico.
• Adaptabilidade. Considere que as organizações são sistemas adaptativos. Se não fizerem uso dessa qualidade, não sobreviverão às modificações do contexto.
• Descritivo Tem como objetivo caracterizar as qualidades da organização e de sua administração. Ele estabelece os objetivos e métodos e descreve os fenômenos das organizações.
• Multicausalidade. Considera que um evento pode ser a consequência de diferentes fatores interdependentes e inter-relacionados.
• Probabilístico . Admite que as variáveis podem ser analisadas de forma preditiva, não com base em certezas.

Pode ajudá-lo: Teoria de Sistemas