Processo Administrativo

Explicamos o que é o processo administrativo de uma organização ou empresa e sua importância. Além disso, quais são seus quatro estágios.

Por meio do processo administrativo, uma empresa pode atingir seus objetivos.

Qual é o processo administrativo?

O processo administrativo é um conjunto de funções administrativas dentro de uma organização ou empresa que buscam aproveitar ao máximo os recursos existentes de forma correta, ágil e eficiente.

O processo administrativo é composto por quatro etapas elementares : planejamento , organização, execução e controle. Por meio deles, os integrantes de uma empresa buscam atingir as metas ou objetivos propostos.

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Origem do processo administrativo

O processo administrativo foi detalhado por Henry Fayol , engenheiro francês, que descreveu suas fases e características em sua obra: “General and Industrial Administration” (1916).

Fayol valeu-se de sua experiência na empresa francesa de ferro e carvão, Compagnie Commentry Fourchambault et Decazeville (lá ele ocupou cargos técnicos e gerenciais de 1888 a 1918); e em seus estudos na área de administração . Para Fayol, o fator humano é a peça fundamental no funcionamento das empresas e no cumprimento de metas e objetivos.

Em “Administração Industrial e Geral” estabeleceu as seis funções de cada empresa industrial (técnica, administrativa, contábil, comercial, financeira, segurança) e definiu as funções administrativas como as encarregadas de coordenar e sincronizar as outras cinco funções. Dentro das funções administrativas, desenvolveu as quatro etapas para um processo administrativo eficiente e correto .

Além disso, ele descreveu quatorze princípios a serem aplicados nas empresas: hierarquia de comando, ordem, disciplina , equidade , divisão do trabalho, remuneração justa, trabalho em equipe , iniciativa, estabilidade do pessoal, unidade de direção, centralização , subordinação do interesse particular ao geral, autoridade e responsabilidade e unidade de comando.

O seu trabalho serve de base a muitas organizações e empresas e centra-se em três aspectos fundamentais: a aplicação do processo administrativo, os princípios técnicos e a divisão do trabalho.

Importância do processo administrativo

Cada um dos membros da organização deve conhecer seu papel dentro do processo.

O processo administrativo funciona como um guia simples e rigoroso através do qual uma empresa ou organização tenta atingir os objetivos propostos da forma mais eficiente .

A aplicação deste processo administrativo permite tirar partido da força de trabalho e dos recursos técnicos e materiais de que dispõe uma empresa . O processo administrativo permite controlar os recursos de forma organizada e dispor deles de forma eficiente.

Este processo pode ser aplicado em qualquer tipo de empresa e cada um dos integrantes da organização deve conhecer seu papel dentro do processo. O planejamento e a organização dos processos administrativos costumam ser função de cargos hierárquicos cujas funções são menos técnicas e mais administrativas.

Características do processo administrativo

É utilizado em empresas e organizações para a correta administração e utilização dos recursos .
Serve para organizar procedimentos e cumprir metas e objetivos .
Deve estar alinhado com os objetivos da empresa e pretende-se que possa ser aplicado de forma eficaz e simples .
Suas fases estão inter – relacionadas e podem ser divididas em: mecânica (composta de planejamento e organização) e dinâmica (composta de direção e controle).
O ciclo de suas fases se repete para cada objetivo proposto. São estágios cíclicos e repetitivos .
Deve ser conhecido por todos os membros da empresa.
Pode ser aplicado em qualquer tipo ou porte de empresa .
Deve ser regulado pela liderança administrativa da organização.

Fases do processo administrativo

1. PLANEJAMENTO

O planejamento é a primeira etapa que o corpo administrativo de uma empresa deve realizar. É aqui que serão previstos os objetivos e metas a cumprir pela empresa e as modalidades a concretizar.

A relação entre o pessoal laboral e o pessoal administrativo deve ser complementar para o correcto funcionamento da empresa e o cumprimento dos seus objectivos.

No planejamento, deve-se desenvolver um plano que contenha as diferentes atividades futuras a serem realizadas e tal plano deve ser executado dentro do prazo estabelecido.

Atividades de planejamento

Predefina os objetivos e metas que deseja alcançar durante um determinado período .
Prever.
Estabeleça uma estratégia com seus métodos e técnicas correspondentes para executá-la.
Tome medidas contra problemas futuros.

2. ORGANIZAÇÃO

Após o planejamento dos objetivos e das atividades futuras a serem realizadas para atingir os objetivos propostos, o próximo passo é distribuir cada atividade entre os diferentes grupos de trabalho que compõem uma empresa.

Isso vai depender das aptidões físicas e intelectuais de cada trabalhador e dos recursos de que a empresa dispõe. O objetivo da organização é atribuir um objetivo a cada área da empresa para que seja cumprido com o mínimo de despesas e com o máximo grau de satisfação de cada colaborador.

Atividades organizacionais

Faça uma seleção detalhada dos trabalhadores certos para a posição certa.
Subdivida cada tarefa em unidades operacionais.
Selecione uma autoridade administrativa para cada setor.
Fornece materiais e recursos úteis para cada setor.

3. EXECUÇÃO

Para a execução, é necessária a figura de um gestor capaz de dirigir, tomar decisões , instruir e auxiliar os diversos setores de trabalho. A execução visa dar o primeiro passo nas atividades designadas aos grupos de trabalho para que continuem realizando essas atividades de maneira periódica e eficaz.

Cada grupo de trabalho é regido por regras e medidas que melhoram seu funcionamento.

Atividades de execução

Ofereça um caráter motivador à equipe.
Recompense cada funcionário com o salário correspondente.
Esteja atento às necessidades de cada trabalhador.
Mantenha uma comunicação estável entre todos os setores.

4. CONTROLE

A função de controle tem a função de garantir que a empresa esteja no caminho do sucesso . Embora cada função possa ser desempenhada à risca, isso não garante que a entidade esteja inclinada para uma trajetória econômica positiva.

O controle é uma tarefa administrativa que deve ser exercida com profissionalismo e transparência. O controle das atividades que ocorrem em uma empresa serve para analisar seus pontos altos e baixos .

Depois de obter os resultados correspondentes, podem ser analisadas as diferentes modificações que terão de ser efetuadas para corrigir esses pontos baixos.

Atividades de controle