Explicamos o que é gerenciamento de projetos e as metodologias que ele usa. Além disso, quais são suas etapas, benefícios e importância.
O que é gerenciamento de projetos?
A gestão de projetos é uma disciplina da administração de empresas , cujo objeto de estudo abrange o planejamento , a organização, a motivação e o controle dos recursos necessários para atingir um determinado objetivo com antecedência, ou seja, atingir uma meta.
Nesse sentido, um “projeto” é definido como um empreendimento com início e fim específicos , cujo objetivo é produzir um único produto , serviço ou resultado, ou seja, dotado de objetivos únicos e que, ao serem cumpridos, agregarão valor para a cadeia de produção ou você alcançará algum tipo de mudança positiva.
Assim, a gestão de projetos pode ser entendida como um conjunto de ações específicas que garantem o cumprimento de um objetivo em determinados períodos de tempo, durante os quais são utilizados recursos, ferramentas e talentos. Este tipo de estudo permite avaliar, gerir e controlar processos de natureza muito diversa, aplicando metodologias , raciocínios e conceitos.
No mundo empresarial atual, a abordagem desde a gestão de projetos é extremamente frequente , independentemente das dimensões ou objetivos de uma organização , visto que praticamente todas as suas operações podem ser entendidas como projetos : desde o desenvolvimento de um produto ou serviço importante, ou a concretização de objetivos secundários, até a melhoria dos processos internos de uma mesma organização produtiva.
Veja também: Como fazer um projeto?
Metodologias para gerenciamento de projetos
Existem três metodologias principais de gerenciamento de projetos, que usam várias ferramentas materiais e conceituais, e são elas:
- O gráfico de Gantt. Essa metodologia é usada há quase 70 anos e é provavelmente o mais e mais conhecido de todos os métodos de gerenciamento de projetos, devido à sua relativa simplicidade. É um diagrama de dois eixos, no qual são detalhadas as tarefas e atividades de cada projeto, associando-as a um cronograma que detalha seu início, duração e encerramento. Aí devem ser incluídas as diferentes fases do projecto, organizando-o no tempo de forma sequencial, de forma a obter uma espécie de “guião” ou procedimento a seguir durante a execução do projecto.
- Pert / CPM. Essas são duas abordagens complementares, geralmente aplicadas em conjunto. O CPM é conhecido como Caminho do Caminho Crítico, e trata-se do desenho de uma trajetória ótima que, se seguida à risca, permitiria a execução harmoniosa das atividades que compõem um projeto. Para encontrá-lo, você deve simplificar o projeto tanto quanto possível e fazer uma contagem de prioridades e dependências, bem como a distribuição de cargas de trabalho. No entanto, como este métodonão considera a incerteza, geralmente é combinado com o Pert, metodologia que aplica uma função probabilística para calcular o tempo total de execução do projeto, com base nas atividades que o compõem. Com seus resultados, é composta uma rede de nós que permite analisar o caminho crítico e prever seu desvio padrão. Para isso , geralmente são utilizados programas de computador .
- Método da cadeia crítica. A mais recente das três metodologias, mas uma das mais celebradas pelos especialistas, é muito adequada para projetos complexos que requerem uma perspectiva simplificadora. Consiste em encontrar, entre todas as atividades que compõem o projeto, quais são as “críticas”, ou seja, aquelas que determinam sua duração máxima, e a seguir reduzir o tempo estimado para cada uma incorporando “buffers de tempo” nos locais chave. Esses buffers diversificam as tarefas, permitindo ganhar tempo e eficácia na tarefa determinada.
Estágios de gerenciamento de projetos
As etapas ou fases do gerenciamento de projetos são as seguintes:
- Análise de viabilidade. O passo inicial consiste em determinar a viabilidade ou conveniência do projeto, ou seja, o que significa realizá-lo em termos financeiros, logísticos e de rentabilidade. Se o investimento em um projeto exceder em muito sua lucratividade , deve haver outras razões convincentes para realizá-lo.
- Planejamento do trabalho. Em seguida, procedemos listando e detalhando as diferentes tarefas que a execução do projeto envolverá, ou seja, as etapas que deverão ser seguidas, sem perder de vista os recursos que cada etapa exigirá e as estimativas em custo, esforço e tempo necessário.
- Projeto de execução. Nesta etapa, são realizadas as tarefas planejadas e elaborado um relatório de como ocorrem, ou seja, quais os obstáculos que encontram, quais os resultados que produzem e todas as informações necessárias para alimentar a etapa de controle. É nesta fase que se desenrola tudo o que foi planejado.
- Monitoramento e controle. Nesta etapa, deve-se monitorar se o processo está dando os resultados esperados e as conclusões pertinentes devem ser tiradas das informações coletadas durante a execução. Com base nessas conclusões, as estratégias podem ser modificadas , medidas corretivas tomadas e o processo direcionado para um resultado ideal.
- Encerramento do projeto. A finalização de um projeto também é muito importante, pois nesta fase todo o processo é avaliado retrospectivamente, anotando falhas, acidentes, imprevistos e elaborando um relatório útil para o planejamento e execução de projetos futuros. Este é o estágio de aprendizagem . Se os projetos forem bem-sucedidos, é aqui que se faz o respaldo do que foi realizado.
Benefícios de gerenciamento de projeto
Os benefícios de uma gestão eficiente de projetos não são poucos:
- Uso eficiente de recursos e tempo. Evitando desperdícios, faltas e outros contratempos que diminuam a rentabilidade do projeto.
- Maior controle sobre o destino da organização. Pois é possível visualizar e organizar (priorizar, priorizar, por exemplo) os projetos a serem realizados.
- Maior garantia de sucesso. Já os projetos não planejados ficam à mercê do que pode dar errado, sem consciência do que implicam ou simplesmente ocorrem de forma desorganizada.
- Maiores margens de aprendizagem. Já que o gerenciamento de projetos finalmente produz relatórios valiosos sobre a conduta da organização e seus pontos fortes e fracos na implementação do projeto.
Importância da gestão de projetos
A formalização do campo da gestão de projetos confere-lhe o rigor de uma disciplina científica, o rigor e a capacidade de geração de informação, experiência e aprendizagem. Nesse sentido, é fundamental o conhecimento para a administração de empresas e o planejamento organizacional , que atualmente é realizado por meio de diversas ferramentas de software para aproveitar as vantagens tecnológicas da época. Sem o gerenciamento de projetos, uma padronização desse tipo de informações de negócios não seria possível.