Explicamos quais são as funções de administração definidas por Henry Fayol e as características de cada uma.
Funções de administração
As funções de administração são tarefas universais que permitem coordenar de forma eficaz o conjunto de atividades que ocorrem numa empresa .
Um dos primeiros teóricos a definir essas diretrizes foi Henry Fayol. Este engenheiro francês trouxe uma abordagem clássica para a gestão, após vivenciar as consequências da Revolução Industrial e da Primeira Guerra Mundial .
As funções administrativas impactam toda a estrutura de uma organização , desde os níveis inferior e médio (com trabalhadores e profissionais) até os níveis mais elevados (com capacidade gerencial, que inclui a área administrativa).
Embora o objetivo final de uma empresa seja a geração de lucros , as funções administrativas são as medidas que devem ser seguidas para atingir seus objetivos , por meio de diferentes ações e estratégias .
Veja também: Teoria clássica da gestão
A função de planejamento
A função de planejamento é a primeira e mais importante da gestão administrativa. Segundo Fayol, a empresa precisa de um bom plano de ação (ou projeção), do qual participe toda a estrutura, que permita administrar a área de produção, pessoal e recursos .
O planejamento pode ser de curto e longo prazo . Além disso, deve ser considerado um processo contínuo, ou seja, a administração deve projetar, implementar e revisar seu planejamento regularmente para ajustar o plano conforme necessário e com base nos avanços alcançados.
O desenvolvimento do planejamento implica definir aspectos da empresa, tais como:
- A missão . Refere-se ao propósito para o qual a organização foi criada.
- A visão. Refere-se à situação de longo prazo na qual você deseja localizar a organização.
- Os valores . Refere-se ao conjunto de normas e princípios pelos quais a instituição é regida .
- Os objetivos . Refere-se a propósitos mais específicos do que a visão, embora também possam ser de longo prazo.
Mais em: Planejamento em administração
A função de organização
A função de organizar é fundamental para que a empresa perdure no tempo . A ordenação das tarefas de acordo com as áreas e a estrutura geral, permite otimizar os recursos necessários, aproveitar o tempo de trabalho, melhorar o fluxo de trabalho e tomar melhores decisões.
Em última análise, organizar todas as partes que compõem a organização promove a produtividade e melhora os lucros .
Para além dos objetivos traçados, dos imprevistos que possam surgir ou do responsável pela gestão , é necessário organizar cada parte da empresa no que se denomina um “ organograma ”, uma representação gráfica da estrutura que evidencia a interação entre cada parte e as pessoas que a compõem.
Os principais tipos de organização podem ser:
- Linear. Consiste no tipo de organização mais antigo e simples, e se baseia no princípio da unidade piramidal de comando com uma única autoridade, canais formais de comunicação e decisões centralizadas.
- Funcional. Consiste em um tipo de organização baseada na especialização. É caracterizada por autoridade dividida, canais de comunicação diretos, descentralização de decisões e ênfase na especialização de tarefas.
Mais em: Organização administrativa
O papel de liderar
A função de dirigir é própria da gestão e consiste em dar ordens à força de trabalho . Instruções claras e concretas da administração, por meio dos canais apropriados, garantem o bom desempenho dos colaboradores.
Além disso, é importante motivar os subordinados a obterem melhores respostas tanto na produtividade quanto no ambiente de trabalho. No entanto, dependendo da estrutura da empresa, pode ser difícil para a administração manter um relacionamento próximo com todos os funcionários.
Os gestores devem ter canais de transmissão ou comunicação adequados , que lhes permitam transmitir mensagens claras, ter um reembolso e estar por dentro do que os funcionários pensam (por exemplo, por meio de testes de desempenho de funcionários que realizam supervisores ou pesquisas de satisfação dos funcionários).
Mais em: Gestão administrativa
A função de coordenação
A função de coordenação consiste em harmonizar todas as atividades e esforços de cada parte do organograma , para que atuem conjuntamente no cumprimento dos objetivos gerais da empresa. Cada área da organização deve ser complementada e enriquecida com o trabalho das demais partes.
A liderança deve se concentrar na coordenação para atingir a motivação dos funcionários, um fluxo de trabalho adequado e produtividade eficiente. Uma ferramenta fundamental para a coordenação é a comunicação por meio de diversos canais, que permitem a emissão de mensagens claras e mantêm a proximidade com cada trabalhador .
A contratação de pessoal é um processo que envolve a contratação de trabalhadores adequados e a retenção daqueles que são adequados para a empresa (por meio de treinamento , remuneração e avaliações dos funcionários). A ação da coordenação em todas as áreas, permite detectar o perfil de funcionário necessário para cada tarefa.
A função de controlar
A função de controle ou monitor garante que as tarefas sejam realizadas conforme planejado . Os gerentes precisam conduzir avaliações de desempenho dos funcionários regularmente para antecipar possíveis obstáculos ou desvios das tarefas (o que impediria o cumprimento dos objetivos).
Os gerentes podem definir padrões de desempenho para medir o desempenho entre os trabalhadores . Com os resultados da análise, a gestão pode tomar melhores decisões, tanto para solucionar conflitos quanto para corrigir erros em relação ao planejado.
Mais em: Controle na administração
